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手軽にペーパーレス化する方法とは!?整理しやすい環境の実現へ

男性
男性
紙の書類が増えすぎて、整理が追いつきません。
女性
女性
ファイルにきちんと書類を入れているけど、どこに何が入っているの分からなくて、探すのに時間がかかるわ。
天津ユメト
天津ユメト
お悩みを解決していきましょう。

 

本や雑誌、仕事の資料、新聞、広告、手紙、ハガキ、名刺などの紙の書類は、定期的に整理しないと、あっという間に増えてしまいます。

クリアファイルやリングファイルに入れたり、ラベルを付けてどこに何があるのか見やすくしたりしても、デスク周りに保管できる量には限界があります。

また、多ければ多いほど、書類を見つけるのに時間がかかってしまいます。

そこで、紙の書類を

①劣化しない

②ほぼ無制限に保存できる

③超軽量で持ち運びが便利

④自由自在に取り出すことができる

素晴らしい方法があります。

それは「デジタル化(電子化)」をすることです。

デジタル化によって、物理的に大きくスペースをとっていた大量の書類が、ハードディスクドライブ(HDD)あるいはソリッドステートドライブ(SSD)などの記憶装置の中に収まるため、非常にコンパクトになります。

そして、紙で運用されていた文書・資料をデジタル化して、業務効率の改善やコスト削減を図ることを「ペーパーレス化」と呼びます。

今回は、手軽にペーパーレス化する方法を説明します。

 

スマートフォンのカメラで撮る

 

現代の生活ではスマートフォン(スマホ)は欠かせなツールとなっています。

特にカメラ機能は優秀で、人物や風景に限らず、紙の文字を鮮明に写すことができます。

紙によく使われるB5・A4サイズだけでなく、さらに大きいB4・A3サイズであっても、

①紙全体に焦点(フォーカス)を当てる、②暗所で撮影しない、③手ブレをしないの3点に注意すれば、文字をはっきり認識できるレベルで撮影できます。

標準のカメラのアプリでも十分なのですが、PDFとして保存できるアプリもあります。

いずれの方法でも、「紙の書類なんて一切いらない。」くらいの気持ちで、どんどんスマホのカメラで撮っていくと、あっという間にデジタル化できます。

私は資料をスマホのカメラで撮影する際は必要・不要をあまり考えず、手元にある紙の書類は“とりあえずスマホのカメラでデジタル化してペーパーレスにする”ことを意識して、習慣づけています。

ただし、個人情報が書かれている書類は厳禁ですので注意しましょう。

 

スキャナーで取り込む

 

スマホのカメラでも文字を認識する十分な機能がありますが、さらに鮮明に写したい場合や、書類をまとめてデジタル化したい場合にはスキャナーがおすすめです。

スキャナーで取り込むと言っても、一枚ずつスキャナーのフタを開けてセットしてボタンを押してスキャンするという作業を繰り返すわけではありません。

数枚程度の紙ならいいですが、書類が大量あると相当な時間がかかってしまいます。

そこで、私は2018年に購入した富士通の「ScanSnap iX1500(公式HP)」という1分間に30枚の高速スキャンができるスキャナーを使用してます。

※2021年1月18日以降から、後継機として「ScanSnap iX1600(公式HP)」が発売されています。

スキャナーで取り込めば、手ブレをして文字が読みづらいこともありません。

また、書類をPDFの形式にしておき、PDFの文字内容を検索できるように設定しておくことで、目当て情報をすぐに探し出すことができます。

 

電子書籍を購入する

 

書店で紙媒体の本や雑誌を購入すると、いずれ本棚に入りきらなくなってしまいます。

そうならないためにも、計画的に売ったり捨てたりしてスペースを確保・整理していく必要があります。

しかし、「デジタル化された本や雑誌(電子書籍)」であれば余計な手間や心配がいりません。

スマホやタブレット端末、パソコンなどに保存することができ、本や雑誌の保管場所はほぼ無限大だからです。

また、電子書籍は持ち歩きに便利です。

本が1冊だけでも荷物になりますが、電子書籍であれば1000冊以上あっても楽に持ち歩くことが可能です。

さらに、価格でいうと「紙の書籍」より「電子書籍」の方が何割か安く売られていることもあります。

Kindle Unlimited(公式HP)」や「「楽天マガジン(公式HP)」のような定額読み放題サービスを提供する会社もありますので、たくさん本を読む人にとってはメリットが大きいです。

 

まとめ

 

ペーパーレス化を進めていくなら、とにかくスマホのカメラで撮ること、スキャナーで取り込むこと、電子書籍を購入することを習慣化できるまで徹底することです。

また、パソコンで作成したものは絶対に紙でプリントアウトしないようにしましょう。

今まで紙の書類で占領していたスペースが確実に空きます。

しかも、ペーパーレス化に取り組むことで、整理された状態をいつまでも維持できるのです。

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Amatsu Yumeto
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