定時で帰れる！？残業を減らすためのスケジュール管理

スケジュールが埋まっていないと不安になる。だからと言って、忙しいのもつらい！

働いていると疲れ切ってしまい、仕事のペースが遅れがちになって、残業ばかりしてしまう・・・。

スケジュール管理が上手くできず、予定通りに仕事が進まなかったり、残業が続いてしまったりするのは嫌ですよね。

そうならないためにも、時間をうまく管理して一日を適切に計画することが大切です。

どうも、天津です。

この記事では、残業を減らすためのスケジュール管理の方法を載せています。

仕事は長引いたり後にずれ込んだりしやすく、コントロールが非常に難しい部分がありますが、手帳に時間や時刻を書き込んでスケジュール管理をすることにより、制御できるようになります。

手帳は、紙のアナログツールでも、PCやスマホのデジタルツールでも、どちらでも構いません。

それでは、具体的に解説していきましょう。

手帳に書き込むべきは「休憩」の時間

小休憩

「一生懸命に働いている」「頑張って仕事している」と言っても、ノンストップで働き続けることは推奨出来ません。

休む時間がなければ、心身ともに疲れて果ててしまいます。

なぜなら、人間が持つエネルギーは無限ではないからです。

だからこそ、休憩時間を意図的に設けることで、働く力を回復させることができるのです。

では、どのように休憩時間を設ければいいのでしょうか？

事前に「小休憩」のスケジュールを立てることが必要です。

１時間に１回程度、短い休憩時間を設けると良いでしょう。

それはお茶を飲んだり、席を立って体を伸ばしたり、少し歩いたりするだけで十分です。

長い時間、座ったままでいると、特に下半身の血流が滞りやすくなります。

血液の流れが悪くなると、血栓ができるリスクが上がったり、疲れやすくなったり、集中力が低下したりする可能性があります。

さらに、肩こりや腰痛の原因にもなります。

小休憩を取ることで、頭と体をリフレッシュさせ、集中力を保つことができるようになるのです。

ランチタイムの休憩時間

ライチタイムに４５分あるいは６０分の休憩時間が設定されていると思います。

※夜勤などの場合は、４５分あるいは６０分の長い休憩時間だと捉えてください。

ここは絶対に確保したい時間なので、手帳に赤い線の枠で囲むなどして、目立つように書き込んでおきましょう。

ランチタイムはしっかりと休むことが重要です。

食事を摂ることはエネルギーを補給するだけでなく、一日の中で最も長い休憩時間となります。

この時間を使って、仕事から離れてリラックスすることで、その後も元気に働くことができます。

このように「小休憩」や「ランチタイムの長い休憩時間」を手帳に書き込んでおくことで、体力を回復させながら継続的に働くことができるようになります。

また、スケジュールに余裕を持たせておけば、予期せぬトラブルや急な仕事が入った場合も、落ち着いて対応することができるので効果的です。

⬇（あわせて読みたい）小休憩についての詳細記事

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手帳に書き込むべきは「終了時刻」

日本では、会議や打ち合わせなどの開始時刻は厳密に守られますが、終了時刻についてはあいまいな場合が多く、実際に予定を過ぎても続けることが一般的です。

これは、長時間労働やサービス残業といった問題を引き起こす原因にもなっています。

また、仕事の終了時刻が遅れると、次の仕事の開始時刻が遅れたり、スケジュールを組み直したり、調整の連絡をしたりしなければならなくなり、余計な仕事量が増えて定時で帰ることができなくなる可能性が出てしまいます。

こうした予定の狂いを引き起こさないために、手帳には予定の開始時刻だけでなく終了時刻を強調して書き込んでおく必要があります。

終了時刻を書き込んでおくことで、以下のメリットがあります。

・時間をより効率的に使いたいという意識が働き、作業やイベントの進行をスムーズにすることができる

・終了時刻の近いタスクに集中して、締め切りを守ることができる

・必要な時間を正確に見積もることができる

・時間的な制約に対して前もって準備をすることができ、急ぎの仕事にも冷静に対応できる

このように、終了時刻を明確に決めて手帳に書き込んでおくことで、予定の時間配分やスケジュールをより効果的に管理することができます。

手帳に「実際にかかった時間」も書いておくと良い

余裕があれば、手帳に「実際にかかった時間」を書き込んでおくことをオススメします。

１日の仕事が終わってから手帳を見返して、想定した時間と実際にかかった時間を比較べると、以下の３つのメリットがあります。

このように、自分の時間の使い方を俯瞰すると、様々な改善策が見つけられるでしょう。

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まとめ

今回は、残業を減らすためのスケジュール管理の方法を解説してきました。

ポイントは、『手帳に「休憩の時間」と「予定の終了時刻」を記入すること』です。

また、「実際にかかった時間」を記入することも推奨します。

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それでは、次回の記事でお会いしましょう。

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天津シンギ

当ブログの管理人

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複数のコンビニ業界に5年近く販売の仕事に携わる。また、小中学校で教員として十数年間勤務する。2023年より本格的にブログを開始。 休職・復職の経験や教員としてのキャリアを生かして、「自分を大切にする、上手な生き方」に関する情報を発信しています。現在はYouTubeやXも含めて拡大中。