定時で帰れる！？残業を減らすためのスケジュール管理

「スケジュールが埋まっていないと不安になる。だからと言って、忙しいのも嫌だ！」

「働いていると疲れ切ってしまい、仕事のペースが遅れがちになって、残業ばかりしてしまう・・・。」

スケジュール管理が上手くできず、予定通りに仕事が進まなかったり、残業が続いてしまったりするのは嫌ですよね。

そうならないためにも、時間をうまく管理して一日を適切に計画することが大切です。

どうも、天津です。

この記事では、残業を減らすためのスケジュール管理の方法を載せています。

仕事は長引いたり後にずれ込んだりしやすく、コントロールが非常に難しい部分がありますが、手帳に時間や時刻を書き込んでスケジュール管理をすることにより、制御できるようになります。

手帳は、紙のアナログツールでも、PCやスマホのデジタルツールでも、どちらでも構いません。

それでは、具体的に解説していきましょう。

小休憩

「一生懸命に働いている」「頑張って仕事している」と言っても、ノンストップで働き続けることは推奨出来ません。

休む時間がなければ、心身ともに疲れて果ててしまいます。

なぜなら、人間が持つエネルギーは無限ではないからです。

だからこそ、休憩時間を意図的に設けることで、働く力を回復させることができるのです。

では、どのように休憩時間を設ければいいのでしょうか？

事前に「小休憩」のスケジュールを立てることが必要です。

１時間に１回程度、短い休憩時間を設けると良いでしょう。

それはお茶を飲んだり、席を立って体を伸ばしたり、少し歩いたりするだけで十分です。

長い時間、座ったままでいると、特に下半身の血流が滞りやすくなります。

血液の流れが悪くなると、血栓ができるリスクが上がったり、疲れやすくなったり、集中力が低下したりする可能性があります。

さらに、肩こりや腰痛の原因にもなります。

小休憩を取ることで、頭と体をリフレッシュさせ、集中力を保つことができるようになるのです。

ランチタイムの休憩時間

ライチタイムに４５分あるいは６０分の休憩時間が設定されていると思います。

※夜勤などの場合は、４５分あるいは６０分の長い休憩時間だと捉えてください。

ここは絶対に確保したい時間なので、手帳に赤い線の枠で囲むなどして、目立つように書き込んでおきましょう。

ランチタイムはしっかりと休むことが重要です。

食事を摂ることはエネルギーを補給するだけでなく、一日の中で最も長い休憩時間となります。

この時間を使って、仕事から離れてリラックスすることで、その後も元気に働くことができます。

このように「小休憩」や「ランチタイムの長い休憩時間」を手帳に書き込んでおくことで、体力を回復させながら継続的に働くことができるようになります。

また、スケジュールに余裕を持たせておけば、予期せぬトラブルや急な仕事が入った場合も、落ち着いて対応することができるので効果的です。

日本では、会議や打ち合わせなどの開始時刻は厳密に守られますが、終了時刻についてはあいまいな場合が多く、実際に予定を過ぎても続けることが一般的です。

これは、長時間労働やサービス残業といった問題を引き起こす原因にもなっています。

また、仕事の終了時刻が遅れると、次の仕事の開始時刻が遅れたり、スケジュールを組み直したり、調整の連絡をしたりしなければならなくなり、余計な仕事量が増えて定時で帰ることができなくなる可能性が出てしまいます。

こうした予定の狂いを引き起こさないために、手帳には予定の開始時刻だけでなく終了時刻を強調して書き込んでおく必要があります。

終了時刻を書き込んでおくことで、以下のメリットがあります。

・時間をより効率的に使いたいという意識が働き、作業やイベントの進行をスムーズにすることができる

・終了時刻の近いタスクに集中して、締め切りを守ることができる

・必要な時間を正確に見積もることができる

・時間的な制約に対して前もって準備をすることができ、急ぎの仕事にも冷静に対応できる

このように、終了時刻を明確に決めて手帳に書き込んでおくことで、予定の時間配分やスケジュールをより効果的に管理することができます。

余裕があれば、手帳に「実際にかかった時間」を書き込んでおくことをオススメします。

１日の仕事が終わってから手帳を見返して、想定した時間と実際にかかった時間を比較べると、以下の３つのメリットがあります。

①改善策：どうして時間が延びてしまったのか理由を考え、時間の使い方の改善点や無駄な時間の浪費を特定することができる。

②見積もり：将来の計画やスケジュール作成において、同様の仕事を請け負った時に、より現実的な時間の見積もりを行うことができる。

③自己評価：「予定通りに仕事が進められた」「会議の時間が延びてしまったから、次は議題を精選しよう」と自己評価につながり、自分自身の仕事の遂行能力や成果を客観的に捉えることができる。

このように、自分の時間の使い方を俯瞰すると、様々な改善策が見つられるでしょう。

長い時間、仕事に従事するためには、自分の無理のないようなスケジュールを立てることが必須だということが、心の病を抱えながら働く方法だと分かりました。

そうしなければ、体力的にも精神的にも定時まで保たなくなるからです。

休憩時間を確保すること、心身に負荷がかからないように終わりの時刻を定めることを実行するために、手帳に書き込んでスケジュールを管理していました。

何も決めずに仕事をするよりも、手帳に書いた時間や時刻を意識しながら行動することにより、効率的に取り組むことができるようになりました。

次第に定時で帰ることができる日も増えてきました。

ただ、いつも定時で帰ることができず、どうしても残業する日が出てきてしまいます。

何か改善策がないか考えた時に、実際にかかった時間を手帳に記録しておくと、次に同じような仕事をした場合に非常に役に立つことに気付きました。

なぜなら、あらかじめ時間を想定することができるので、ほぼスケジュール通りに仕事ができるようになったからです。

時間に間に合わなかったことを反省すると落ち込んでしまうので、次に活かせる大事な記録として認識し、活用していくことに決めました。

今回は「残業を減らすためのスケジュール管理の方法」を解説してきました。

ポイントは、手帳に「小休憩の時間」と「予定の終了時刻」を記入することです。

また、実際にかかった時間を記入することも推奨します。

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それでは、次回の記事でお会いしましょう。

以上、天津でした。さらバーイ！

天津ユメト

ブロガー

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東京都在住。複数のコンビニ業界に5年近く販売の仕事に携わる。また、小中学校で教員として十数年間勤務する。2023年より本格的にブログを開始。 休職・復職の経験や教員としてのキャリアを生かして、「自分を大切にする、上手な生き方」の情報を発信する当ブログ及びYouTubeチャンネルを開設。現在は様々なSNSなども含めて情報を発信中。