2024.07.12

仕事のダンドリ上手になる8つのコツ！

天津シンギ / Shingi Amatsu

どうも、天津です！

仕事をダンドリ良く実行したい思っているけれど「効率的な時間の使い方が分からない」「仕事の進捗管理ができない」とお悩みではないでしょうか？

この記事では、「ダンドリ上手になる8つのコツ」を解説します。

天津

この記事は次のような人におすすめ！

仕事のスケジュール管理が難しい
デッドラインに追われる
突発的な仕事が入ると混乱する
仕事の割り振りがうまくできない
他の人の仕事の進捗に依存してしまう
計画変更に柔軟な対応できない

今回紹介するダンドリ上手になる8つのコツは、仕事を効率的に進めるための計画や準備、そして実行の過程がスムーズになる方法です。

ストレスも軽減されて、成果が向上し、チームの結束力が強くなるので、ぜひ最後までお読みください！

それでは、どうぞ！

１．マニュアル化（定型化）する

マニュアル化（定型化）とは、仕事の手順やルールを文書やガイドラインとして明確に定め、それに従って作業を行うようにすることです。

これにより、仕事の効率化、標準化、品質向上、そして属人化の防止を図ります。

日常的な仕事のマニュアル化

日常的に行うタスクや作業をマニュアル化することは、仕事のダンドリ上手になるための鍵となります。

手順を明確にすることで、作業の流れがスムーズになり、ミスの防止や時間の節約にもつながります。

例えば、毎朝のメールチェックの手順をマニュアル化すると、どの順序でメールを確認し、どのように対応するべきかが明確になります。

重要なメールを見逃すことなく、効率的に処理することができます。

また、メールの整理やフォルダの使い方などもマニュアルに記載しておけば、新人でもすぐに適切に対応できるようになります。

仕事の効率化

マニュアル化によって、仕事の効率が大幅に向上します。

これは、誰が作業をしてもダンドリが同じになり、相応の結果を得られるようになるからです。

具体的には、手順が明確に定義されているため、個々のメンバーが異なる方法で作業を進めることがなくなり、統一された方法で効率的に作業を進めることができます。

例えば、顧客対応の手順をマニュアル化するとします。

電話対応の際の挨拶、質問への回答方法、情報の記録方法などが統一されるため、どのスタッフが対応しても顧客に一貫したサービスを提供できます。

これにより、顧客満足度が向上し、再現性の高い高品質なサービスが実現します。

さらに、マニュアル化の大きなメリットは、新しくチームに加わったメンバーがすぐに業務に取り組める点です。

新人は、マニュアルを参考にすることで、先輩からの指導時間を短縮し、自分のペースで作業を習得することができます。

トラブルシューティングの準備

よく発生する問題についても、マニュアルに含めておくことは有効です。

これにより、問題が発生した際に慌てることなく対応できるようになります。

また、過去のトラブル事例を参考にして、どのような問題が発生しやすいか、どのような対処法が効果的であったかをマニュアルに盛り込むことも効果的です。

同じようなトラブルが再発した際にも、過去の経験を活かして迅速かつ効果的に対応できます。

さらに、トラブル対応のマニュアルには、連絡先一覧や必要なツール、関連する書類の場所なども記載しておくと、対応が一層スムーズになります。

例えば、緊急連絡先の一覧をマニュアルに含めておけば、どの時間帯でも迅速に必要な連絡を取ることができます。

マニュアルにトラブル対応を含めることで、組織全体の対応力が向上し、トラブル発生時の混乱を最小限に抑え、仕事のダンドリが良くなります。

２．見える化して優先順位をつける

見える化して優先順位をつけることは、仕事の効率の向上と成果の最大化を図るための重要な手法です。

見える化の重要性

見える化を行うことで、現在取り組んでいるタスクやその進捗状況を一目で把握でき、次に何をすべきかが明確になります。

これにより、タスクの混乱や無駄な時間を減らし、スムーズな作業進行が可能となります。

具体的には、ホワイトボードやデジタルツールを活用してタスクをリスト化する方法があります。

例えば、ホワイトボードに「未着手」「進行中」「完了」といったカテゴリーを作り、各タスクをポストイットやマグネットで貼り付けていくと、誰がどのタスクを担当しているか、どのタスクが優先されるべきかが一目でわかります。

また、デジタルツールを使うと、さらに効果的にタスク管理ができます。

デジタルツールを使えば、タスクを簡単に追加、編集、完了といった操作ができるだけでなく、デッドラインの設定や進捗の追跡も可能です。

これらのツールは、チーム全体で共有できるため、メンバー全員が常に最新の情報を確認でき、連携がスムーズに進みます。

優先順位の設定

仕事の見える化のもう一つの利点は、優先順位をつけやすくなることです。

タスクをリスト化し、視覚的に確認することで、何をいつまでにやらなければならないかが明確になります。

例えば、緊急度の高いタスクや重要度の高いタスクを上位に配置することで、自然と優先順位が決まり、重要な業務を見逃すことがなくなります。

さらに、定期的にタスクの進捗状況を見直し、必要に応じて調整を行うことで、計画通りに進めることができます。

これにより、突発的な問題や変更にも柔軟に対応でき、仕事の質とダンドリを維持できます。

デイリーチェック

デイリーチェックとは、毎朝の始業開始時にタスクリストを見直し、優先順位を再確認することで一日の作業をスムーズに進めるためのプロセスです。

デイリーチェックを実施することで、当日のタスクの全体像を把握し、効率的に仕事を進める準備が整います。

まず、毎朝のルーチンとして、タスクリストを確認しましょう。

前日に設定したタスクの優先順位を再度チェックし、今日やるべきことを明確にします。

これにより、重要なタスクを見逃すことなく、優先度の高い作業に集中できます。

次に、各タスクの進捗状況をチェックします。

進行中のタスクや未完了のタスクについて、どの程度進んでいるかを確認し、必要に応じてスケジュールを調整します。

例えば、予定よりも時間がかかっているタスクがあれば、他のタスクの優先順位を変更したり、追加のリソースを割り当てたりすることで、スムーズに進行させることができます。

３．手順を考えて動く

手順を考えて動くとは、タスクや業務を行う際に、どのような手順で進めるべきかを事前に計画し、その計画に従ってダンドリ良く作業を進めることを指します。

このプロセスは、仕事の効率化、品質向上、ミスの減少を目指す上で非常に重要です。

手順書の作成

特に大きなプロジェクトや複雑な作業に取り組む際には、事前に手順書を作成することが望ましいです。

手順書を作成することで、作業の流れを具体的に書き出し、全体像を把握しやすくなります。

これにより、見通しが良くなり、効率的に作業を進めることができます。

また、各タスクがどのように連携して進行するかが明確になります。

プロジェクトの全体像を把握することは、成功への第一歩です。

具体的な手順を示すことで、次に何をすべきかが一目瞭然となり、作業の方向性が定まります。

準備の重要性

手順を考える際には、事前準備も必要になってきます。

事前準備が整っていれば、作業中に中断することなく、スムーズに進めることができます。

まず、必要な道具や資料を事前に揃えることが大切です。

例えば、プロジェクトを進めるために必要な資料、データ、ツールなどをあらかじめ準備しておくことで、作業中に「何かが足りない」といった状況を避けることができます。

さらに、作業環境を整えることも事前準備の一環です。

快適で集中できる環境を作ることで、作業効率が向上します。

例えば、デスクの整理整頓や、必要な機器の配置、静かな作業スペースの確保などが考えられます。

適切な照明や温度管理も、作業環境を快適に保つためには重要です。

これにより、長時間の作業でも疲れにくく、集中力を維持することができます。

４．目標（ゴール）を決める

目標（ゴール）を決めるとは、取り組むべきタスクやプロジェクトにおいて、最終的に達成したい具体的な成果や状態を明確にすることです。

これによって方向性が定まり、効果的に仕事を進めることが可能となります。

具体的な目標設定

仕事を始める前に、具体的な目標を設定することが大切です。

目標が明確であると、作業の進行具合を把握しやすくなり、ダンドリ良く進めることができます。

例えば、「今月中に売上を10%増加させる」といった具体的な目標を設定すると、その達成に向けて必要なステップが明確になります。

このように具体的な目標を持つことで、何をすべきか、どのように進めるべきかがはっきりします。

また、達成感も得やすくなります。

目標に向かって計画的に進めることで、目標を達成したときの喜びや満足感が大きくなります。

これは、チーム全体のモチベーション向上にもつながります。

例えば、チーム全員で共有する目標を設定し、その達成に向けて協力し合うことで、一体感や連帯感が生まれ、仕事の質も向上します。

スモールゴールの設定

大きな目標を達成するためには、スモールゴール（小さな目標）を設定することが有効です。

スモールゴールを設定することで、大きな目標に向かって一歩ずつ進むことができ、全体の進捗を感じやすくなります。

これにより、達成感を得やすくなり、モチベーションを維持しながら作業を進めることができます。

また、スモールゴールを達成するたびに、自己評価が高まり、次のステップへの意欲が湧いててくるなど、心理的にも大きな効果をもたらします。

例えば、「今日のタスクをすべて完了した」と感じることで、翌日の作業へのエネルギーが高まります。

定期的な見直し

目標は定期的に見直すことが必要です。

これは、進捗状況を確認し、必要に応じて目標を修正することで、常に現実的な目標に向かって努力できるようにするためです。

例えば、プロジェクトの途中で新たな課題や変更が発生することがあります。

こうした場合、初期の目標をそのまま維持しようとすると、無理が生じたり、非効率な作業が発生することがあります。

定期的に目標を見直すことで、現在の状況や環境に応じた最適な目標を設定し直すことができます。

そこで得られたデータやフィードバックを基に、目標を再評価し、必要に応じて修正します。

これにより、チーム全体が常に最新の目標に向かって努力することができ、プロジェクトの成功率が高まります。

目標の見直しは、モチベーション維持にも効果があります。

例えば、当初の目標が高すぎて達成が困難な場合、途中で士気が低下してしまうことがあるでしょう。

しかし、進捗状況を見ながら目標を現実的な範囲に修正することで、達成感を感じやすくなり、チーム全体のやる気が持続します。

逆に、目標が低すぎて簡単に達成できる場合も、少しずつ高い目標に引き上げることで、挑戦意欲を高めることができます。

５．いつ着手するのか（スタート）を決める

いつ着手するのか（スタート）を決めることは、具体的なタスクやプロジェクトの開始時点を明確に設定することを意味します。

このステップは、仕事をダンドリ良く進めるために重要です。

着手のタイミング

適切なタイミングで仕事に着手することで、全体の進行がスムーズになり、無駄な時間やリソースの浪費を防ぐことができます。

例えば、あるプロジェクトがすぐに着手できる状況であれば、早めにスタートすることで余裕を持って進めることができます。

しかし、他の重要な作業が並行して進行している場合や、必要な準備が整っていない場合には、すぐに着手するのは非効率です。

このような状況では、まず他の作業を完了させ、その後で新しいプロジェクトに取り掛かる方が効率的です。

優先順位の再確認

着手する前に、再度タスクリストを見直し、優先順位を確認しましょう。

タスクリストを見直すことで、現在の状況に合わせた適切な対応が可能となり、無駄な作業を避けることができます。

まず、タスクリストを見直すことで、すべてのタスクが明確になります。

これにより、全体の作業量や進捗状況を把握することができ、どのタスクから着手すべきかがはっきりします。

例えば、緊急性の高いタスクや、他のタスクに依存する重要な作業を優先することで、仕事の流れがスムーズになります。

また、優先順位を確認することで、計画に沿った効率的な作業が可能となります。

日々のスケジュールの中で、突発的なタスクや予定外のタスクが発生することは珍しくありません。

こうした場合でも、優先順位を再確認することで、本当に重要なタスクを見極め、優先すべき作業に集中することができます。

６．締め切り（デッドライン）を決める

締め切り（デッドライン）を決めることは、プロジェクトやタスクの完了期限を設定することであり、仕事のダンドリと目標達成において重要な役割を果たします。

締め切りの設定

締め切りを設定すると、時間管理がしやすくなり、ダンドリ良く作業を進めることができます。

各タスクの完了期限が明確になるため、計画的に業務を進めることが可能になるからです。

具体的には、逆算してスケジュールを組むことができ、どの段階で何をするべきかを明確にすることができます。

これにより、無駄な時間を省き、効率的に作業を進めることができます。

もし、明確な締め切り期限がない仕事なら、「自分の締め切り日」を設定するようにすると良いでしょう。

自己管理

締め切りを守るためには、自己管理が欠かせません。

自己管理がしっかりできていれば、締め切りに追われることなく余裕を持って作業を進めることができます。

そのためには、まずスケジュールを立てることが基本です。

具体的には、タスクを細分化し、それぞれのタスクに対して期限を設定します。

このスケジュールを基に日々の作業計画を立てることで、無駄な時間を省き、効率的に仕事を進めることができます。

日々の進捗を確認しながら作業を進めていきましょう。

毎日の終わりにその日の進捗を確認し、計画通りに進んでいるかをチェックします。

計画よりも遅れている場合は、翌日のスケジュールを調整し、遅れを取り戻すための具体的な対策を考えます。

また、自己管理には休憩やリフレッシュの時間も含まれます。

集中力を持続させるためには、適度な休憩を取り、リフレッシュする必要があります。

これにより、長時間の作業でも効率を維持することができます。

７．ワンアクションを追加する

ワンアクションを追加するとは、現行の業務プロセスに一つの具体的な行動を追加することで、仕事の効率化や成果の向上を図ることです。

このワンアクションは、シンプルで実行可能な行動であり、全体の流れを大きく変えずに改善をもたらすことを目指します。

トラブルを想定する

仕事を進める際には、常にトラブルを想定しておきましょう。

どんなに綿密に計画を立てても、スケジュールの変更や予期せぬトラブルが発生することは避けられません。

そのため、こうした不測の事態に柔軟に対応できるよう、予備の時間を確保しておくことが不可欠です。

まず、スケジュールを立てる際に、各タスクの所要時間を余裕を持って見積もることが大切です。

例えば、通常1時間で終わる作業には1時間半の時間を割り当てることで、途中で発生するかもしれない小さなトラブルや遅れにも対応できます。

このように、余裕を持った時間設定を行うことで、急な変更があってもパニックに陥ることなく、冷静に対処することができます。

トラブルを予見した行動

例えば、書類を郵送したり、物品の配送を手配したと仮定します。

届け先から問い合わせがありそうなら、その書類をコピーして手元に置いておうなどの対応が必要になります。

また、発送した時点で、書類や物品が届け先に到着する日時と伝票番号をメール等で伝えておくことも大切です。

こうしておくと、万が一指定の日時に書類や物品が届かなかった場合に、追跡サービス等で受け取る相手側が自分自身で調べることができるようになります。

メール等で連絡することを一手間ですが、トラブルを回避することができるため、結果的に自分の負担軽減につながります。

８．空き時間に行う内容を決める

主なタスクの合間や予定が急にキャンセルされたときなどに生じる空き時間を有効活用するために、あらかじめ取り組むべき作業を決めておくことです。

これにより、無駄な時間を減らし、ダンドリ良く仕事を進めることができます。

空き時間の有効活用

空き時間を有効に活用することで、作業効率が大幅に向上します。

例えば、会議と会議の合間や、予定が突然キャンセルされたときなどに生じる短い空き時間を無駄にせずに活用することで、一日の中で多くの仕事を片付けることができます。

これには、まず短い時間でもできるタスクをリストアップしておくことが重要です。

リストを作成することで、空き時間ができた際に迷わずすぐに取り掛かることができます。

例えば、メールの整理や返信、簡単な書類の確認や修正、資料のチェックなど、短時間で完了するタスクをリストアップしておきましょう。

これにより、空き時間ができたときに何をすべきかが明確になり、即座に行動に移すことができます。

このように準備をしておくことで、空き時間を効率的に活用し、無駄な時間を減らすことができます。

休息の重要性

空き時間を有効に使うことは重要ですが、同時に心身のリフレッシュも欠かせません。

例えば、長時間のデスクワークや連続した会議の後には、短い休息を挟むことで集中力を回復させることができます。

数分間のストレッチや軽い運動、深呼吸などを行うことで、体をリラックスさせ、精神的な疲労を和らげることができます。

また、休息の時間には、コーヒーやお茶を飲みながらリラックスすることも効果的です。

このような短いリフレッシュタイムは、次のタスクに向けてのエネルギーを補充するために活用できるでしょう。

まとめ

今回の記事では、「ダンドリ上手になる8つのコツ」について解説してきました。

記事の要点をまとめると、以下のとおりです。

記事の要点

日常的な仕事をマニュアル化（定型化）することで効率性が向上する
見える化して優先順位をつけることで、仕事をスムーズに取り組める
手順を考えて動くことで、ダンドリ良く仕事が進められる
目標（ゴール）を決めることで、達成感を味わいながら効果的に仕事ができるようになる
いつ着手するのか（スタート）を決めることで、仕事を計画的に進行できる
締め切り（デッドライン）を決めることで、時間管理がしやすくなる
ワンアクションを追加することで、仕事の成果が向上する
空き時間に行う内容を決めることで、無駄な時間を減らせる

仕事の流れを事前に計画し、無駄な作業や時間を減らすことで、全体の効率が向上します。

また、計画的に仕事を進めることで、急な変更やトラブルに対する余裕が生まれ、ストレスが軽減されます。

さらに、しっかりとしたダンドリによって、仕事の進行がスムーズになり、成功率が高まります。

これらのコツを実践することで、誰でもダンドリ上手に仕事を進めることができるようになりますので、実践してみてください！

以上、最後までお読みいただきありがとうございました。

天津

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