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天津シンギ / Shingi Amatsu
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仕事の上手な断り方！相手を嫌な気持ちにさせない3つのステップ
天津シンギ / Shingi Amatsu
どうも、天津です！
仕事を頼まれた時「断るのが難しい」「上手な断り方が分からない」とお悩みではないでしょうか？
この記事では、「相手を嫌な気持ちにさせない仕事の上手な断り方の3つのステップ」を解説します。
この記事は次のような人におすすめ！
- 仕事の依頼を断るのが苦手
- 無理な仕事を引き受けてしまいがち
- 相手との関係を損なわずに断りたい
- 信頼関係を維持しながら仕事を調整したい
今回紹介する相手を嫌な気持ちにさせない仕事の上手な断り方の3つのステップは、断ることに対する不安を軽減し、よりスムーズに対応できるようになる方法です。
無理なく仕事を断り、健康で生産的な生活を送ることができるようになるので、ぜひ最後までお読みください！
それでは、どうぞ！
目次
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１．感謝の気持ちを伝える
信頼の証としての依頼
仕事を頼まれるということは、相手があなたを信頼している証拠です。
相手の期待に応えて「役に立ちたい」「引き受けたい」という気持ちは理解できますが、無理を重ねると自分にとって悪い結果を招くことがあります。
過剰な仕事を引き受けることで、自分の大切な時間が奪われたり、期限に間に合わず周囲に迷惑をかけたりすることもあります。
時と場合によっては、自分を守るために仕事を断ることも必要です。
感謝の気持ちを伝える方法
まず、「私に仕事を頼んでくださり、ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えましょう。
この一言で、相手に対する敬意と誠意を示すことができます。
感謝の気持ちを表現することで、相手もあなたの真摯な態度を感じ取りやすくなります。
相手の依頼に応対する
次に、「はい」と返事をして、相手の依頼に反応するようにしましょう。
相手の依頼に対してまず聞く姿勢を見せることで、信頼関係を保ちつつ、誠実に対応していることを伝えることができます。
注意しなければならないのは、「はい」と言った結果、相手が「仕事をやってくれるんだな」と誤解させないようにすることです。
「はい」と返事した後は、すぐに次の行動を取るようにしましょう。
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２．即答しない
即答のリスク
仕事の依頼を上手に断るためには、即答しないことが重要です。
いきなり「NO」と突きつけてしまうと、依頼してきた相手の反発心が芽生え、立場を利用して半強制的に仕事を任せられてしまうかもしれません。
また、「できません」「やりたくありません」と否定的な意味に捉えられてしまい、悪い印象を与えることになります。
即答することで、相手との関係が悪化するリスクがあるのです。
安心させるための一言
そこで、「はい」の返事の次に、「（仕事の依頼内容について）分かりました」と一度受け入れる姿勢を見せることが大切です。
これにより、相手は一旦安心し、あなたの真摯な態度を感じ取ることができます。
この一言が、相手との円滑なコミュニケーションを維持するための第一歩となります。
時間を取って確認する
「分かりました」の後は、すかさず「予定を確認しますので少しお待ちください」と言って、時間を取るようにしましょう。
その場で手帳を見ながらスケジュールを確認したり、電話をかけるためにその場から離れたりすることで、相手に応えようとする姿勢を見せることができます。
これにより、相手はあなたの誠意を感じ取り、あなたの状況を理解しやすくなります。
３．明確な理由を示す
抱えているタスクを説明する
仕事の依頼を断る際には、現在抱えているタスクについて具体的に説明することが大切です。
例えば、「現在、○○の案件を進行中で、非常にタイトなスケジュールです。ご期待に応えられず申し訳ございません」といった形で、今抱えている仕事の内容とその緊急性を伝えます。
このように具体的な状況を説明することで、相手はあなたの忙しさを理解しやすくなります。
スケジュールの厳しさを伝える
また、自分のスケジュールがどれほど厳しいかを具体的に伝えることも重要です。
「締切間近のプロジェクトが複数あり、現状では新しい依頼を引き受ける余裕がありません」と説明することで、相手はあなたの時間的な制約を理解できます。
このように具体的なスケジュールの厳しさを伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
誠意ある謝罪を添える
最後に、断る際には心からの謝罪を添えることが大切です。
「お力添えをさせていただきたかったのですが、今回はお役に立てず本当に申し訳ございません」といった形で、相手に対する誠意を示しましょう。
謝罪の言葉を添えることで、相手はあなたの真摯な姿勢を感じ取り、理解を深めることができます。
断る＝自分を守るため
限られた時間と仕事量
一人一人が抱えられる仕事量や時間は限られています。
無理な時はしっかりと断る勇気を持って行動することが大切です。
過剰な仕事を引き受けると、時間やエネルギーが不足し、質の高い仕事を提供することが難しくなります。
そのため、自分のキャパシティを把握し、無理をせずに対応することが必要です。
感謝と誠実さを忘れずに
仕事を断る際には、相手に対する感謝の気持ちを忘れず、誠実な態度で対応しましょう。
「私にお声がけいただきありがとうございます。しかし、現在の業務状況ではお引き受けすることが難しいです」といった形で、感謝の気持ちと共に状況を説明することで、相手も納得しやすくなります。
誠実な対応は、信頼関係を損なわずに断るための鍵です。
健康とプライベートの守り方
仕事を断ることで、自分の健康やプライベートな時間を守ることができます。
無理をして仕事を引き受けると、ストレスが溜まり、体調を崩すことにもつながります。
さらに、家族や友人との大切な時間が失われることもあります。
自分の限界を理解し、適切に対応することが、長期的に見て自分自身を守るためにも重要です。
断ることは決して「悪いこと」ではありません。
むしろ、自分を大切にし、質の高い仕事を提供するためには必要な行動です。
勇気を持って断ることで、自分自身の健康と幸福を守り、長期的に信頼される存在であり続けることができます。
まとめ
今回の記事では、「相手を嫌な気持ちにさせない仕事の上手な断り方の3つのステップ」について解説してきました。
記事の要点をまとめると、以下のとおりです。
記事の要点
- 感謝の気持ちを伝える
- 即答をしない
- 明確な理由を示す
- 仕事を断ることは、自分を守ることにもなる
仕事を依頼されたのに、それを断るのは心苦しいものがあるかもしれません。
しかし、緊急なタスクに取り組んでいたり、慌ただしいスケジュールだったり、どうしても調整がつかなかったりする場合は、仕事を断る場面が出てくるでしょう。
そんな時は、記事で紹介した3つのステップを踏むことで、相手が嫌な気持ちになることなくスムーズに断ることができますので、ぜひ試してみてください！
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
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【働き方改革リーダー】YUMETO Me（ユメトミ）とは、心の不安や悩み、身体の疲れを抱える皆様に向けて、今日よりも明日をラクに生活できる情報を発信するセルフメディアです。心の病で休職・復職をした体験と、教員として培った長年のノウハウをもとに「働くをラクにすること」を提案します。
