仕事で重要な「ホウレンソウ（報連相）」の12のポイント
天津シンギ / Shingi Amatsu
YUMETO Me
仕事で正確にスケジューリングするための4つのポイント！
天津シンギ / Shingi Amatsu
どうも、天津です！
仕事で正確にスケジューリングをしたいけれど「各タスクに必要な時間を正確に予測するのが難しい」「緊急タスクが発生することで予定が崩れる」とお悩みではないでしょうか？
この記事では、「仕事で正確にスケジューリングするための4つのポイント！」を解説します。
この記事は次のような人におすすめ！
- 複雑なタスクを整理し、スケジュールに組み込むのが難しい
- タスクが詰まりすぎてスケジュールに余裕がない
- 受けたフィードバックをスケジュールに反映するのが難しい
- 他人から依頼がに入るとスケジュールが狂う
今回紹介する仕事で正確にスケジューリングするための4つのポイントは、各タスクに必要な時間を適切に配分することで、無駄な時間を減らし、効率的に仕事を進めることができるようになる方法です。
スケジュールが整っていると、仕事の見通しが立ちやすくなり、不安やストレスを軽減できるので、ぜひ最後までお読みください！
それでは、どうぞ！
目次
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スケジューリングとは
仕事におけるスケジューリングとは、仕事を効率的に進めるためにタスクやプロジェクトの計画、時間割り、リソース配分を行うプロセスのことです。
これにより、時間の無駄を減らし、効率的に業務を進めることができます。
スケジューリングは、日々のタスクから大規模なプロジェクトまで、あらゆる仕事において重要な役割を果たします。
タスクの洗い出しと優先順位
スケジューリングの最初のステップは、すべてのタスクをリストアップし、それらの優先順位を設定することです。
すぐに取り組むべきタスクから順に取り組むことで、最も重要な仕事を確実に完了させることができます。
優先順位を決める際には、タスクの緊急度と重要度を考慮することが必要です。
リソースの適切な配分
スケジューリングにおいては、各タスクに対して必要な人員や資材、予算を適切に割り当てることが求められます。
このようなリソースが適切に配分されることで、タスクが円滑に進行し、予定通りに完了することができます。
また、リソースの配分を計画することで、過度な負担を避けることも可能です。
以下に、スケジューリングを正確に行うための4つのポイントを説明したいと思います。
１．タイムスタディ
タイムスタディとは、何をどのくらいの時間をかけて行っているのか、仕事の時間を正確に測定するための方法です。
タイムスタディを行うことで、自分の時間の使い方を詳細に把握し、無駄な時間を見つけ出し、それを改善するための具体的な手がかりを得ることができます。
タイムスタディの実施方法
タイムスタディを始めるには、まず自分の一日の行動を記録することから始めます。
具体的には、何時から何時まで何をしていたのかを詳細にメモしていきます。
通勤時間、睡眠時間、会議の時間、書類作成にかけた時間、リラックスした時間など、ありとあらゆる行動をタイマーや時計などで測り、記憶に頼るのではなく記録するのです。
記憶に頼ってしまうと、あとから思い起こした時に「30分ぐらい」「たぶん1時間ほど」など、曖昧になってしまいます。
この記録を数日間続け、平均値を求めることで、自分の時間の使い方のパターンや所要時間が見えてきます。
タイムスタディの効果
タイムスタディを行うことで、自分の時間の使い方に対する認識が高まり、無駄な時間を削減するための具体的な対策を立てることができます。
睡眠・休憩・食事・会議などの時間を差し引いていくと、思っていたよりも自分で自由に使える時間が少ないことに驚くはずです。
また、一つの仕事に集中するための時間が足りていなかったり、テレビやネットの閲覧に必要以上に時間を費やしていたりすることに気づけるかもしれません。
これにより、効率的に仕事を進めることができ、時間の有効活用が図れます。
２．時間の見積もり
仕事の時間を見積もる際には、各タスクにどれくらいの時間がかかるかを予測する必要があります。
これは経験や過去のデータを基に行うことが多いですが、初めてのタスクの場合は少し余裕を持った時間設定をすることが重要です。
見積もりの精度向上
時間の見積もりを正確に行うためには、過去の実績を参考にすることが有効です。
例えば、以前に似たようなタスクを行った際の所要時間を記録しておき、それを基に次回の見積もりを行うことで、精度を向上させることができます。
「どの仕事もやってみないと分からない」ということであれば、「いつ始めたのか？」「いつ終わったのか」を明確にして、記録を蓄積しておきましょう。
多くの場合、仕事の締め切り日時と実際に仕事が終わった日時は完全に一致しないので、しっかりと記録しておきます。
記録を蓄積させることによって、類似の仕事に取り組む際に、所要時間を見積もる参考になります。
見積もりの再評価
タスクが進行する中で、時間の見積もりが適切であるかどうかを定期的に確認し、必要に応じて修正を行っていきましょう。
見積もっていた時間より多くかかりそうだったり、あるいは早く終わりそうだったり感じることがあると思います。
見積もりが不適切であると感じた場合は、すぐに調整を行い、スケジュール全体に影響が出ないようにします。
見積もりが上手くいかなくても悲観することはありせん。
その都度、柔軟に対応しながら修正していくためのスケジューリングなので、時間に対する感覚を大切にしながら実行していきましょう。
３．仕事の所要時間が分からない場合
普段からやっている手慣れた仕事だったり、回数多く経験したことのある仕事なら、所要時間は比較的生活に見積もることができます。
しかし、初めての仕事や慣れない分野だと、所要時間が分からない場合があります。
そんな時は、試行錯誤を繰り返しながら時間を見積もることが必要です。
最初は大まかな見積もりを立て、その後実際に作業を進めながら時間を調整していきます。
小さなタスクに分割
大きなタスクは小さなタスクに分割し、それぞれの所要時間を見積もることで、全体の時間を把握しやすくなります。
特に1日以上かかる仕事は、正確に所要時間を見積もることが難しいので、小さなタスクに分割することで、1時間単位や数十分単位にすることができます。
この方法を用いることで、予想外の時間がかかる部分を特定しやすくなり、適切な調整が可能になります。
周囲の助けを借りる
同僚や上司など、同じようなタスクを経験したことがある人にアドバイスを求めることも有効です。
「分からないことは、分かっている人に聞く」のが一番の近道。
他者の経験や知識を活用することで、より正確な見積もりを立てることができます。
４．スケジューリングのふり返り
スケジュールを定期的に振り返ることは、その精度を高めるために不可欠です。
自分でメモした時間の実測やスケジュールを見直したり、チームのメンバーの意見や改善点を共有したりすることで、より良いスケジュールを作成することができます。
見積った時間よりオーバーした場合
タスクが見積もった時間をオーバーしてしまった場合は、その原因を分析することが必要です。
仕事が不完全だったため二度手間だったり、ミスをしてしまったり、、長い時間待たされたりするなど、様々な原因が挙げられると思います。
予期せぬ問題が発生したのか、それとも見積もり自体が甘かったのかを確認し、次回以降の見積もりに活かすことが求められます。
見積った時間より早く終わった場合
2時間の見積もりで仕事をしていた、1時間以内で終わることができたという場合も起こり得ます。
「早く終わったからラッキー」では済ませてはいけません。
タスクが見積もった時間より早く終わった場合も、その理由を考えてみることが重要です。
作業が順調に進んだ要因を特定し、今後の仕事においても同様のアプローチを適用できるようにします。
まとめ
今回の記事では、「仕事で正確にスケジューリングするための4つのポイント」について解説してきました。
記事の要点をまとめると、以下のとおりです。
記事の要点
- スケジューリングの基本を理解し、タイムスタディや時間の見積もりを行うことで、自分の時間の使い方を最適化することができる
- 仕事の所要時間が分からない場合でも、試行錯誤や周囲の助けを借りることで、適切なスケジュールを立てることが可能になる
- スケジューリングのふり返りを行い、常に改善を心掛けることで、仕事の効率が向上し、目標達成の確実性が高まる
正確なスケジューリングをすることで、各タスクに必要な時間を適切に配分し、無駄な時間を削減できます。
これにより、一日の生産性が向上し、より多くの業務をこなすことができます。
また、スケジューリングにより目標達成の確実性が高まります。
具体的なスケジュールを設定することで、目標に向かって段階的に進むための道筋が明確になり、進捗を確認しながら適切に調整することができます。
さらに、スケジュールが明確であると、仕事の見通しが立ちやすくなり、予期せぬ事態に対する不安やストレスが軽減されます。
今後も正確なスケジューリングを継続的に実施し、常に改善を心がけていきましょう！
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
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【働き方改革リーダー】YUMETO Me（ユメトミ）とは、心の不安や悩み、身体の疲れを抱える皆様に向けて、今日よりも明日をラクに生活できる情報を発信するセルフメディアです。心の病で休職・復職をした体験と、教員として培った長年のノウハウをもとに「働くをラクにすること」を提案します。
