仕事の優先順位をつける３つのステップ＋α！わかりやすく解説します

どうも、天津です！

仕事を効率的に行いたいが「仕事の優先順位が分からない」「複数のタスクがあり、どれを優先すべきか迷う」とお悩みではないでしょうか？

この記事では、「仕事の優先順位をつける３つのステップ＋α」を解説します。

天津

この記事は次のような人におすすめ！

• 複数のタスクがあり、どれから手を付けるべきか分からない
• タスクが多すぎてプレッシャーを感じ、精神的な負担が大きくなる
• 他の人にタスクを委任することが苦手で、自分ですべてを抱え込んでしまう
• すべてのタスクを完璧にこなしたいという気持ちが強く、優先順位が付けられない
• 周囲の期待に応えようとするあまり、自分の優先順位が分からなくなる

今回紹介する仕事の優先順位をつける３つのステップ＋αは、複数のタスクを抱えていても計画的かつ迅速に仕事をこなすことができる方法です。

仕事の優先順位をつける方法が３つも載せているので、ぜひ最後までお読みください！

それでは、どうぞ！

１．タスクをリスト化する

仕事のタスクをリスト化するとは、現在取り組むべきすべての仕事や活動を一覧にして整理することです。

これにより、何をすべきか、どのタスクが優先されるべきかを明確に把握できます。

すべてのタスクを書き出す

頭の中にあるすべてのタスクを紙やデジタルツールに書き出します。

• 日常的な業務
• 現在進行中のプロジェクト
• 期限のある仕事
• 他人から依頼された仕事
• 自分がやりたいことや改善したいこと

タスクを具体的に記載する

タスクを具体的に書くことで、何をどのように行うべきかが明確になります。

• メールをチェックする→受信トレイの未読メールを確認し、重要なものに返信する
• 会議の準備をする→7月1日の会議のためのアジェンダを作成し、参加者にメールで送信する
• クライアントと連絡を取る→クライアントBに電話をかけて、最新の製品デモの日時を調整する
• データを分析する→先月の販売データをExcelに取り込み、売上の傾向をグラフ化して分析結果をまとめる
• ウェブサイトを更新する→会社のウェブサイトの「お知らせ」ページに新しい製品情報を追加し、内容をチェックする

２．アイゼンハワー・マトリックス

次に、リスト化したタスクをアイゼンハワー・マトリックスを使って分類します。

この方法は、タスクを「緊急度」と「重要度」の2つの軸で評価し、4つの象限に分類するものです。

アイゼンハワー・マトリックスには以下の4つの象限があります

緊急度と重要度

1. 緊急かつ重要なタスク：これらのタスクは最優先で対応します。たとえば、締め切りが迫っているプロジェクトやクライアントからの急な依頼が該当します。これらのタスクは今すぐ取り掛かる必要があります。
2. 緊急ではないが重要なタスク：長期的な成功に繋がるタスクです。例えば、スキル向上のための勉強や将来のプロジェクトの計画などが該当します。これらのタスクは計画的に時間を確保し、継続的に取り組むべきです。
3. 緊急だが重要ではないタスク：緊急で対応が必要だが、長期的には大きな影響を与えないタスクです。例えば、会議の準備や電話の応対など。他の人に委任できる場合はそうします。
4. 緊急でも重要でもないタスク：これらのタスクは時間の浪費になりがちです。ソーシャルメディアのチェックや無駄な会話などが該当します。できるだけ排除するか、最低限にとどめましょう。

①が一番優先順位が高く、②２番、③３番、④４番の順位になります。

評価の仕方

各タスクについて、「緊急度」や「重要度」を評価します。

以下の質問を参考にして、緊急度と重要度を考えてください。

３．スケジュールを立てる（スケジューリング）

タスクを分類したら、次はスケジュールを立てます。

スケジューリングをしないと、どのタスクから手を付けるべきか迷ってしまい、結果として効率が悪くなります。

スケジュールを立てることで、時間の無駄を減らし、計画的に仕事を進めることができます。

スケジュールを立てる方法

スケジュールを立てる際は、まず一日の始まりに最も重要なタスクを設定します。

重要なタスクを先に終わらせることで、達成感を得るとともに、その後の仕事がスムーズに進むようになります。

また、タスクごとに具体的な時間を設定することも重要です。

例えば、「9時から11時までの２時間以内」といった具合に、具体的な時間を割り振ることで、その時間内に仕事を終わらせる意識が高まります。

【おまけ①】締め切り日順

タスクの優先順位を決めるもう一つの方法は、締め切り日順に管理することです。

締め切りが近いタスクは緊急度が高いため、優先的に取り組む必要があります。

つまり、アイゼンハワー・マトリックスの緊急度をメインに実行していきます。

まずは、すべてのタスクの締め切り日を確認し、早い順にリストを整理します。

これにより、今取り掛かるべきタスクが明確になります。

また、締め切り日が近いタスクだけでなく、締め切り日がまだ先のタスクも計画的に進めることが重要です。

長期的なタスクは後回しにしがちですが、計画的に少しずつ進めることで、締め切り直前になって焦ることがなくなります。

例えば、1週間に一度、長期的なタスクに取り組む時間を確保するなどの工夫をすると良いでしょう。

【おまけ②】先入れ先出し

先入れ先出し（FIFO: First In, First Out）とは、最初に入ってきたものを最初に処理するという原則に基づいた作業方法です。

この方法は、タスクが山積みになるのを防ぎ、効率的な仕事の進め方をサポートするなど、いくつかのメリットがあります。

整理されたタスク管理

来たものから順番に仕事を片付けることで、タスクの山積みを防ぎ、整理されたタスク管理が可能になります。

タスクが滞ることなくスムーズに処理されるため、業務の流れが安定します。

迅速な対応

タスクが到着次第すぐに取り掛かることで、迅速な対応が可能になります。

これにより、クライアントや同僚からの依頼に対する反応が速くなり、信頼性が向上します。

ストレスの軽減

タスクが後回しにされず、溜まることがないため、心理的な負担が軽減されます。

常にタスクが処理されているという安心感が得られ、ストレスが少なくなります。

効率的な時間管理

来た仕事から順番に取り組むことで、タスクの優先順位を迷うことなく決定できます。

時間を無駄にすることなく、効率的に業務を進めることができます。

簡単なタスク管理

シンプルな方法なので、特別なツールや複雑な手順を必要とせず、誰でも簡単に実践できます。

新しいタスクが来たらすぐに対応するというシンプルなルールで、タスク管理が容易になります。

デメリット

先入れ先出しではタスクの到着順に処理されるため、タスクの重要度を考慮しないので、緊急かつ重要なタスクが後回しにされることがあり、重大な問題を引き起こす可能性があります。

例えば、「期限が１ヶ月後」のAという１日がかりのタスクを先に依頼された後に、「期限が今日中」のBという短時間で終わるタスクを依頼されたと仮定しましょう。

先入れ先出しによりA→Bという順番に仕事を行えば、期限が今日中のBのタスクが勤務時間内にできなくなってしまう状況になります。

「短時間でできる仕事なのに、どうして終わらなかったの？」と注意を受けて信頼を損ねたり、残業せざるを得なくなったりします。

また、長期的な戦略や目標に関連するタスクが後回しにされ、短期的なタスクばかりに集中することがあるので、将来的な成長や発展が遅れるかもしれません。

まとめ

今回の記事では、「仕事の優先順位をつける３つのステップ＋α」について解説してきました。

記事の要点をまとめると、以下のとおりです。

仕事の優先順位をつけるための３つのステップ＋αを理解し、実践することで、仕事の効率が格段に向上します。

これらの方法を実践することで、仕事の優先順位が明確になり、無駄な時間を減らすことができます。

自分にとって有効な方法を取り入れて、効率的に仕事をこなしましょう！

以上、最後までお読みいただきありがとうございました。

天津

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天津シンギ

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【働き方改革リーダー】YUMETO Me（ユメトミ）とは、心の不安や悩み、身体の疲れを抱える皆様に向けて、今日よりも明日をラクに生活できる情報を発信するセルフメディアです。心の病で休職・復職をした体験と、教員として培った長年のノウハウをもとに「働くをラクにすること」を提案します。