空いている時間を上手に埋める時間術

時間を効率的に使う方法はないかな？

会議と会議の間に３０分の空き時間ができてしまった。どんな仕事ができるだろう。

仕事で効率的な時間の使い方ができれば、生産性を高めることができます。

１日は２４時間しかありません。

それをどう使うのかは、私たち次第です。

この記事では、「空いている時間ができてしまった場合のスケジュールを埋める方法」を説明します。

それでは、解説してきましょう。

作業時間を１か所にまとめる

時間を１か所にまとめることで、行うべきタスクに対する集中力を最大限に引き出すことができます。

この方法は「タイムブロッキング」と呼ばれています。

タイムブロッキングとは、学校の時間割とよく似ています。

例えば、学生のある一日を考えてみましょう。

学校は午前８時から午後３時まで、それから宿題をする時間を午後４時から６時までと設定します。

あとは、夕食を含めたリラックスする時間を午後６時から８時まで、そして寝るための時間を午後１０時から午前６時までと設定します。

これがタイムブロッキングの一例です。

この方法で、一日の活動が予定通りに進むことを確認するとともに、仕事の各タスクが他のタスクと干渉することなく完了することができます。

空き時間ができた場合は、このブロックを空き時間分だけスライドさせて、スケジュールを調整していくのです。

作業場所を１か所にまとめる

作業場所を１か所にまとめることで、様々な場所に移動することなく所定の場所で行うタスクを完了させることができ、移動時間や切り替えの時間などの節約になります。

例えば、会議室で話し合った後に、自分のデスクに戻り、再び同じ会議室で行くようなスケジュールでは、移動や切り替えをするために必要な空き時間が非常にもったいないです。

会議の後に、同じ場所で続けて会議をした方が効率的に仕事を進めることができます。

また、物を取りに行く際も、「他に何か取りに行く必要なものはないか？」「ついでに誰かに連絡することはないか？」「ついでにできる作業はないか？」など、一度に済ませることができるかどうかを考えて行動すると効果的です。

何度も椅子から立ち上がって移動していては非効率です。

同じ場所で一度に済ませることができるか考えましょう。

会議は文書で済ませる

時間を有効に使うための方法として、会議について考えてみましょう。

会議は情報共有や意思決定を行うために重要ですが、時として生産性を阻害することもあります。

もし、空いている時間ができたのなら、その時間を使って会議で話す内容を「文書化」することにより、会議時間の短縮を図ることができます。

また、文書で済ませられるような提案事項があれば、内容をまとめておくことで誤解を避けることもできます。

文書化できるところはそうして、情報共有をした後に議論が必要なところは時間を確保すれば、有意義が会議を行えるでしょう。

まとめ

今回は、空いている時間ができてしまった場合のスケジュールを埋める方法を解説してきました。

ポイントは、「作業時間と作業場所を１か所にまとめて行うこと、また、文書化によって会議の時間を短縮すること。」です。

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それでは、次回の記事でお会いしましょう。

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天津シンギ

当ブログの管理人

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複数のコンビニ業界に5年近く販売の仕事に携わる。また、小中学校で教員として十数年間勤務する。2023年より本格的にブログを開始。 休職・復職の経験や教員としてのキャリアを生かして、「自分を大切にする、上手な生き方」に関する情報を発信しています。現在はYouTubeやXも含めて拡大中。