指示が悪い！？仕事がはかどらない原因を探る

いつも仕事のやり直しをばかりさせらて、本当に困っているよ。

指示が曖昧で、よく分からなくなってしまうことが多いわ。

多くの人は、相手からの指示や要求を誤解した経験があるでしょう。

実は、この指示が仕事の効率性・生産性を低下させている原因になっているかもしれないのです。

この記事では、仕事がはかどらない原因について説明します。

それでは、解説していきます。

あいまいな指示とその混乱

指示が曖昧で、混乱を引き起こすことは、多くの職場で起こります。

例えば、「時間があるときにやっておいて」といった曖昧な指示を受けた場合、いつまでに終えれば良いのか、どれが最優先の仕事なのかが明確ではありません。

また、指示が途中で変更されることも混乱の一因となります。

例えば、「この資料のデータをグラフで示して」と頼まれ、その仕事を終えたところで「棒グラフ（円グラフ、折れ線グラフなど）でないと使えないよ」と言われた場合、再度作業をやり直す必要が出てきます。

これらはすべて、指示が明確でないために起こる問題です。

部下の行動を左右する上司の役割

部下の行動は上司の指示によって大きく左右されます。

上司は部下に対し、具体的で明確な指示を出す必要があります。

これは、上司自身が忙しいからといって部下にいい加減で不明瞭な指示を出し、それに従わせるという行為は、部下だけでなく全体の仕事の進行に影響を及ぼします。

「大至急」や「やり直し」が頻繁に起こる職場では、計画していた他の仕事まで影響が出ることがあります。

このような事態を避けるためには、忙しい時ほど上司はコミュニケーションを積極的に取り、優先順位を明確に伝えるべきなのです。

明確な指示と効果的なコミュニケーション

仕事に対する期限や優先順位を明示することは重要です。

例えば、「時間があるときにやっておいて」という指示は、部下にとっては「時間がなければやらなくても良い」と解釈される可能性があります。

ここで大切なのは、「最優先は何で、いつまでに仕上げてほしいか」を明示することです。

また、期限に関しても具体的に示すべきです。

「金曜日まで」という期限を示された場合、上司は「今週の金曜日の朝までに仕事が終わること」を期待しているかもしれませんが、部下は「金曜日中に仕上げれば良い」「来週の金曜日に仕事が終われば良い」と解釈するかもしれません。

期限は「何日の何時まで」に示すことで、誤解を防ぎます。

大きな仕事の場合、その背景や目的を説明すると、部下は自分で判断して業務を進めることが可能になります。

また、小さな仕事についても「◯時間以内に仕上げてほしい」や「◯時間経ったら、やったところで一度見せてほしい」といった具体的な指示を出すと、仕事を効率的に進めることができます。

まとめ

今回は、仕事がはかどらない原因を解説してきました。

ポイントは、「指示の明確化とコミュニケーションの向上によって、仕事を円滑に進めることができ、生産性と満足度を高めることができる」です。

一人ひとりが自分の役割を理解し、期待を明確に共有することで、より円滑な仕事の進行と結果を実現することが可能になるでしょう。

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それでは、次回の記事でお会いしましょう。

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天津シンギ

当ブログの管理人

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複数のコンビニ業界に5年近く販売の仕事に携わる。また、小中学校で教員として十数年間勤務する。2023年より本格的にブログを開始。 休職・復職の経験や教員としてのキャリアを生かして、「自分を大切にする、上手な生き方」に関する情報を発信しています。現在はYouTubeやXも含めて拡大中。