会議が長い！？具体的なゴールを達成するためのヒント

そもそも何を決める会議が分からない。

いつまで会議をやるの？意見を言うと時間がかかるから、黙っておこう。

私たちの日常的な労働環境において、時間を食う多くの要因が存在しますが、特に「会議」はその最たる例です。

では、どうすれば効果的な会議が行えるのでしょうか？

この記事では、時間内に価値のある会議を実現する方法について説明します。

それでは、解説してきましょう。

会議のゴールを明確に設定する

会議の一番の問題は、ゴールが不明確なことです。

何を話すか？

いつ終わるか？

これらのことが、上位者の心の中で思っている考えで決められてしまうようでは、結果的に参加者はただひたすら黙って時間が過ぎるのを待つ状況に陥ります。

それでは、時間とコストが無駄になります。

会議のゴールを設定し、それを具体的にすることが求められます。

例えば、「〇〇の件について検討する」ではなく、「◯◯の問題の解決方法をリストアップして、実行する日時を決める」など具体的なゴールが必要です。

このようにすることで、参加者は何を発言すれば良いのかが明確になり、効率的な会議が実現します。

終了時刻を設定し、時間を管理する

多くの会議が長引く理由の一つは、終了時刻が設定されていないからです。

開始時刻が決まっていても、終了時刻が未定であれば、会議は長引いてしまいます。

会議の開始時に「終了予定は何時です。この時間までに必ず結論を出すように皆さん、協力してください。」と宣言すると効果的です。

複数の議題があるならば、会議資料の中に開始時刻と終了時刻、議題、担当者が詳細に書かれたもの（会議用のタスク）を用意しておくと有効です。

さらに、進行役や計時役を配置することで、時間の管理を行い、長引く会議を防ぐことが可能になります。

事前配布資料で参加者の準備を促す

会議に使う資料も事前に配布します。

そして、参加者が会議の内容について予習するよう促すべきです。

しかし、事前に資料が配布されても、会議に参加する人はそれを読む時間がないことが多いので、結局会議時間中に資料の説明をしなければならないことがあります。

きちんと予習をしてきた参加者にとって、資料の説明だけを読み上げる時間は無駄になります。

これは非常に効率的ではありません。

資料を読んで、「何日までに意見をメールで送ってください」と指示を出すことで、参加者が事前に資料を見て考えをまとめることができ、会議時間を有効に使うことができます。

また、「修正箇所があれば連絡をください」と言っておけば、日付けや名前、誤字・脱字などをしっかりと確認してもらうことができ、会議当日は大きな修正がないまま進めることができるでしょう。

まとめ

今回は、時間内に価値のある会議を実現する方法を解説してきました。

ポイントは、「会議のゴールを明確や終了時刻を設定し、事前に会議資料を配布して参加者に準備を促せば、価値の高い会議を実現できる」です。

これらを実行に移すことで、私たちの会議は無駄なものから価値あるものへと変わることでしょう。

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ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

それでは、次回の記事でお会いしましょう。

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天津シンギ

当ブログの管理人

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複数のコンビニ業界に5年近く販売の仕事に携わる。また、小中学校で教員として十数年間勤務する。2023年より本格的にブログを開始。 休職・復職の経験や教員としてのキャリアを生かして、「自分を大切にする、上手な生き方」に関する情報を発信しています。現在はYouTubeやXも含めて拡大中。